Datenschutz - energieberatung-dk.de

Datenschutzerklärung

Stand: 16. Juni 2026

1. Name und Kontakt des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

DK Energieberatung eGbR
Mittelstraße 3
31737 Rinteln

Telefon: +49 5751 9749009
E-Mail: service@energieberatung-dk.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir beschäftigen weniger als zehn Mitarbeiter, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, und haben daher gemäß § 38 BDSG nicht die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an uns unter: service@energieberatung-dk.de

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Folgende Rechtsgrundlagen kommen zur Anwendung:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (Newsletter-Anmeldung, Cookie-Zustimmung, KI-gestützte Verarbeitung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Energieberatungsdienstleistungen, Wärmebrückenberechnungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Website-Betrieb, IT-Sicherheit, Geschäftskommunikation)

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine S過rrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

4. Hosting und Bereitstellung der Website

4.1 Hosting durch Schiffel IT

Wir hosten diese Website bei einem externen Dienstleister. Anbieter ist die Schiffel IT (Server: sirius.web.schiffel.it). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Der Server steht in Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck eines sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellens unseres Online-Angebots.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Darstellung der Website). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4.2 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

IP-Adresse des Nutzers
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
Jeweils übertragene Datenmenge
Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem des Nutzers
Sprache und Version der Browsersoftware

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Zweck ist die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website sowie die IT-Sicherheit. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

4.3 SSL-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers „https://“ anzeigt und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)

5.1 Beschreibung und Umfang

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies sind für den Grundbetrieb der Website erforderlich. Alle nicht zwingend erforderlichen Cookies und Technologien werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

5.2 Cookiebot (Consent-Management)

Zur Einholung und Verwaltung von Einwilligungen für bestimmte Technologien setzen wir das Consent-Management-Tool Cookiebot ein. Anbieter ist die Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Cookiebot-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder deren Widerruf dokumentiert werden. Zum Nachweis der Einwilligung verarbeitet Cookiebot Ihre IP-Adresse in gekürzter/anonymisierter Form sowie Datum, Uhrzeit und Umfang der Einwilligung. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung der rechtlichen Pflicht zur Einholung und zum Nachweis von Einwilligungen) und § 25 Abs. 1 TDDDG. Speicherdauer: bis zu 12 Monate; danach wird die Einwilligung erneut abgefragt. Sie können den Cookie jederzeit selbst löschen.

5.3 Kategorien von Cookies

Technisch notwendige Cookies: für die Grundfunktionen erforderlich, nicht deaktivierbar.
Funktions-Cookies: verbessern die Benutzererfahrung (deaktivierbar).
Marketing-Cookies: für Werbezwecke und Analyse des Nutzerverhaltens (deaktivierbar).

5.4 Rechtsgrundlage nach TDDDG

Die Verwendung von Cookies, die nicht unbedingt erforderlich für den Betrieb der Website sind, erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

6. Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt

6.1 Beschreibung und Umfang

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden. Nimmt un Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

E-Mail-Adresse
Name (freiwillig)
Telefonnummer (freiwillig)
Nachricht/Anliegen
IP-Adresse und Zeitpunkt der Absendung

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich.

6.2 Rechtsgrundlage

Bei Vorliegen einer Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei E-Mail-Kontakt: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der Kontakt auf einen Vertragsabschluss ab: zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.3 Zweck und Dauer der Speicherung

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die Daten werden gelöscht, sobald die jeweilige Konversation beendet und der Sachverhalt abschließend geklärt ist.

7. Newsletter (Brevo)

7.1 Beschreibung und Umfang

Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit, einen kostenlosen Newsletter zu abonnieren. Bei der Anmeldung werden folgende Daten übermittelt:

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
Name (freiwillig)
IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung

Für den Newsletter-Versand nutzen wir den Dienstleister Brevo. Bei der Anmeldung wird ein Double-Opt-In-Verfahren verwendet: Sie erhalten nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail, in der Sie Ihre Anmeldung per Klick bestätigen müssen.

7.2 Brevo

Anbieter ist die Sendinblue GmbH (Brevo), Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7.3 Newsletter-Tracking

Unsere Newsletter enthalten sogenannte Tracking-Pixel zur statistischen Auswertung des Erfolges von Kampagnen. Dadurch können wir erkennen, ob und wann eine E-Mail geöffnet und welche Links aufgerufen wurden. Sie können das Tracking durch entsprechende Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm deaktivieren.

7.4 Rechtsgrundlage, Zweck und Dauer

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die E-Mail-Adresse wird gespeichert, solange das Newsletter-Abonnement aktiv ist.

7.5 Widerruf

Das Abonnement kann jederzeit gekündigt werden; in jedem Newsletter findet sich ein entsprechender Abmeldelink. Hierdurch wird zugleich die Einwilligung zur Speicherung der bei der Anmeldung erhobenen Daten widerrufen.

8. Google Maps

Auf unserer Website verwenden wir Google Maps zur Darstellung unseres Standorts. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Maps wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Übermittlung in die USA wird auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.

9. KI-gestützte Datenverarbeitung

9.1 Beschreibung und Umfang

Wir setzen zur Optimierung unserer Dienstleistungen und zur Bearbeitung von Kundenanfragen verschiedene KI-Systeme ein:

ChatGPT (OpenAI, USA)
Claude (Anthropic, USA)
Google Gemini (Google, USA)
n8n (Workflow-Automatisierung)

9.2 Verarbeitete Daten und Zwecke

Verarbeitete Datenarten: E-Mail-Inhalte und Kundenanfragen, technische Projektdaten (anonymisiert), Vertragsinhalte zur Prüfung, allgemeine Geschäftskommunikation.

Verwendungszwecke: Textanalyse und -optimierung, E-Mail-Bearbeitung, Vertragsprüfung, Bearbeitung von Kundenanfragen, Workflow-Automatisierung.

9.3 Datenschutzmaßnahmen

Datensparsamkeit (nur erforderliche Daten), Anonymisierung/Pseudonymisierung vor Übermittlung soweit möglich, Löschung nach Projektabschluss soweit technisch möglich.

9.4 Drittlandübermittlung

Die genannten Anbieter haben ihre Server teilweise in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln und – soweit der Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, vertragliche Löschfristen).

9.5 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt nach vorheriger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9.6 Ihre Rechte

Sie haben das Recht, der KI-gestützten Verarbeitung zu widersprechen, Ihre Einwilligung zu widerrufen, Auskunft zu verlangen und die Löschung Ihrer Daten aus KI-Systemen zu verlangen.

10. Energieberatungsdienstleistungen

10.1 Verarbeitete Daten

Kundenbezogene Daten: Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail), Rechnungsanschrift, Eigentümerdaten
Technische Gebäudedaten: Grundrisse und Baupläne, Gebäudegeometrie, U-Werte und Wärmebrückenberechnungen nach DIN EN ISO 10211, Energieausweise, Heizungsanlagendaten, Berechnungsergebnisse
Projektdaten: KfW-Anträge, energetische Nachweise, Sanierungsempfehlungen

10.2 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

10.3 Aufbewahrungsfristen

Wärmebrückenberechnungen: 10 Jahre
Energieausweise (geförderte Projekte): 30 Jahre
Energieausweise (private Projekte): 10 Jahre
Allgemeine Projektdokumentation: 6 Jahre nach Projektabschluss
Rechnungsunterlagen: 10 Jahre

10.4 Vertraulichkeit

Alle technischen Gebäudedaten und Projektinformationen werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich für die Erbringung unserer Dienstleistungen verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder soweit gesetzlich erforderlich.

11. B2B-Software und Cloud-Dienste

11.1 Monday.com (CRM und Projektmanagement)

Anbieter ist monday.com Ltd., 7 Rothschild Blvd, Tel Aviv, Israel. Verarbeitete Daten: Kundenkontakte, Projektdaten, Kommunikationsverläufe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Israel liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.

11.2 Microsoft 365 (E-Mail und Office)

Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Verarbeitete Daten: E-Mails, Dokumente, Kalenderdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Drittlandübermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie der EU-Standardvertragsklauseln. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

11.3 Microsoft Teams (Videokonferenzen)

Verarbeitete Daten: Video-/Audiodaten während Konferenzen, Chat-Nachrichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Aufzeichnungen erfolgen nur mit ausdrücklicher Zustimmung aller Teilnehmer.

12. Social Media

Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken (Facebook und Instagram - Meta Platforms Ireland Ltd.; LinkedIn - LinkedIn Ireland Unlimited Company), um mit Kunden und Interessenten zu kommunizieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kundenkommunikation). Bei der Nutzung sozialer Medien können Ihre Daten außerhalb der EU verarbeitet werden; nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

13. Verarbeitung von Kundendaten Dritter im Auftrag von Gebäudeenergieberatern

13.1 Auftragsverarbeitung

Wir führen Wärmebrückenberechnungen nach DIN EN ISO 10211 im Auftrag von Gebäudeenergieberatern durch und verarbeiten dabei personenbezogene Daten von deren Auftraggebern (Immobilieneigentümern, Bauherren, Architekten):

Name und Kontaktdaten der Immobilieneigentümer/Bauherren
Anschrift der zu berechnenden Immobilie
Technische Gebäudedaten (Grundrisse, Baupläne, U-Werte)
Energetische Berechnungsgrundlagen
Projektbezogene Kommunikation und Dokumentation
Fotografische Dokumentation (falls übermittelt)

Rechtliche Grundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Verantwortlichkeiten: Verantwortlicher ist der beauftragende Gebäudeenergieberater; wir sind Auftragsverarbeiter. Betroffene Personen sind Immobilieneigentümer, Bauherren und Projektbeteiligte.

Zweck: Durchführung detaillierter Wärmebrückenberechnungen zur energetischen Optimierung von Gebäuden.

Speicherdauer: Projektdaten werden nach Abschluss und Übergabe der Ergebnisse an den Energieberater gelöscht; Aufbewahrung gemäß den im AV-Vertrag vereinbarten Fristen, spätestens nach 10 Jahren.

Technische und organisatorische Maßnahmen: strikte projektbezogene Datentrennung, Zugriffsrechte nur für projektbeteiligte Mitarbeiter, verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, regelmäßige Löschung nach Projektabschluss, Dokumentation aller Verarbeitungsvorgänge.

13.2 Ihre Rechte bei Auftragsverarbeitung

Als betroffene Person können Sie Ihre Rechte sowohl gegenüber dem beauftragenden Energieberater (Verantwortlicher) als auch direkt gegenüber uns geltend machen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch).

Kontakt: primär der betreuende Gebäudeenergieberater, alternativ direkt an uns unter service@energieberatung-dk.de.

13.3 Direkte Beauftragung durch Immobilieneigentümer

Bei direkter Beauftragung durch Immobilieneigentümer sind wir selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. In diesem Fall gelten die allgemeinen Bestimmungen unter Abschnitt „Energieberatungsdienstleistungen“.

13.4 Unterauftragsverarbeiter

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen:

Schiffel IT (Hosting und Datenspeicherung)
Microsoft (Office 365, Teams für Projektkoordination)
Monday.com (Projektmanagement und Kundenverwaltung)

14. Unsere eigenen Auftragsverarbeiter

Für unsere eigenen Geschäftsprozesse arbeiten wir mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen:

Schiffel IT (Website-Hosting)
Brevo/Sendinblue (Newsletter-Versand)
Google (Maps)
Microsoft (365, Teams)
Monday.com (CRM und Projektmanagement)
Cybot A/S (Cookiebot - Consent-Management)